<<
>>

2.3 Технология использования системы (методики)

Технология работы системы составляется при внедрении на уровне проектирования процесса оценки для любого муниципального образования. Ее регулирование вырабатывается в ходе процесса управления на основе анализа данных, получаемых по каналу обратной связи.

Структурные компоненты технологии внедрения методики оценки показаны на рис.

Элементы внедрения технологии в управленческий процесс администрации

Применение данной структурной схемы предполагает разработку двух способов управления системой оценки: для текущей деятельности и для специального обследования (какой-либо социально-экономической программы развития). В первом случае, она составляется в самом общем виде, описывающем ход функционирования текущего процесса управления на основе анализа данных, получаемых по каналу обратной связи (пп. 2,4,5 приведенной схемы). Во втором - вырабатывается с учетом всех особенностей конкретного плана действий муниципального образования на уровне его проектирования (производится регулировка показателей (индикаторов)) (пп. 1-5).

С учетом изложенного установим необходимые для рассмотрения структурные компоненты управления системой оценкой:

1. Цели (система целей) оценки деятельности муниципального образования. При оценке целью управлении м/о является определение максимально точных перспективных характеристик (для последующего максимального приближения результата управления к поставленной цели (сравнения)).

2. Установление исходного состояния управляемого процесса. При функционировании муниципального образования указывается состояние его деятельности, которое должно быть установлено на двух уровнях:

• соответствие "политической воли" высших выборных лиц целям м/о;

• конкретная информация, которая необходима для выполнения профессиональной деятельности его служащих.

3. Основные переходные состояния процесса функционирования. Успешность достижения цели (конечного состояния) прямо зависит от знания основных промежуточных состояний и их последовательности.

4. Обеспечение систематической обратной связи. Ее осуществление предполагает решение двух следующих проблем:

• Определение обратной связи - выделение совокупности контролируемых характеристик на основании выделенных целей. Общее правило состоит в том, что оценке подвергаются основные, независимые характеристики процесса управления, совокупное изменение которых приводит к переводу м/о из одного качественного состояния в другое,

• Определение частоты обратной связи. В кибернетике является общепризнанным положение о том, что чем чаще осуществляется контроль за процессом, тем выше эффективность управления. Идеальным случаем является так называемая следящая обратная связь. Целиком определяется результатом установления основных промежуточных состояний м/о и их последовательности.

5. Переработка информации о м/о, полученной по каналу обратной связи, выработки регулирующих воздействий и их реализации. Осуществляется реагированием:

• на ожидаемые изменения ситуации (по косвенным признакам определяются отрицательные воздействия на м/о (и в соответствии с ними производится перестройка технологии)),

• на наступившие изменения (перестройка технологии осуществляется в соответствии с изменившимися условиями работы).

Ключом к пониманию технологического построения системы оценки на практике является последовательная ориентация на четкие определенные цели. При этом постановка целей отличается повышенной инструментальностью, т.е. цели управления формируются через результаты действий органов местного самоуправления, причем таких, которые руководитель или аналитик мог бы надежно опознать.

Цели функционирования всегда подразумевают сдвиги в текущем со­стоянии м/о, в его развитии, политических ориентациях и т.д. Между тем, судить о результатах функционирования, т.е. о достижении целей, можно лишь по внешним проявлениям - продуктам деятельности м/о.

Для идентификации результата функционирования эксперт стремится максимально полно описать его внешние признаки.

Нередко свести описание результата к перечню внешних признаков - значит заметно упростить его. Главная опасность здесь - чрезмерно сосредоточиться на наблюдаемых и опознаваемых признаках первоначально поставленной цели и тем самым упростить ожидаемый результат. Имея в виду это обстоятельство, мы перейдем к рассмотрению технологии полного уточнения целей, превращения их в идентифицируемые, наделяя их критериальными признаками. Конкретизация (детализация) целей описывается в виде трех ступеней:

1) переход от обобщенных управленческих целей к общим. На этом этапе уточнение целей, как правило, состоит в описании результата управления

(политическая декларация, стратегические планы развития территории). Такой подход в большинстве случаев дает лишь примеры, частные проявления более общей цели. Поэтому идентифицируемая цель представляет собой не абсолютную, исчерпывающую характеристику желаемого результата, а ее приблизительный, максимально достижимый при наличных возможностях описания вариант. Значит, перевод общих управленческих целей в конкретные должен носить не упрощенно-линейный характер, а проводиться «с оглядкой» на более полное представление о цели;

2) конкретизация целей. На данной ступени происходит переход от общего представления о результатах управления к более конкретному, но все же не абсолютному. Общее требование к такому переводу - максимально четко описать то, что мэрия может сделать в результате управления.

3) детализация целей. При необходимости конкретное представление результатов управления детализируется на уровне частных структур и действий.

Проводимая последовательная детализация целей гарантирует согласованность решаемых задач всех уровней таким образом, чтобы композиция решений этих локальных задач была компонована с решением глобальных.

Поскольку цель описана диагностично, то весь ход управления в этом случае может ориентироваться на ее признаки как на эталон.

В ходе управления текущая оценка играет роль обратной связи и подчинена именно достижению цели (или ее составных частей). Если цель не достигнута, то результаты текущего контроля рассматриваются лишь как указание на необходимость внести коррективы в процесс управления. Поэтому текущая оценка является лишь формирующей и, как правило, не сопровождается взысканиями. Текущие оценочные суждения, которые получает управленческие структуры, носят содержательный характер и должны помочь ему скорректировать свою работу.

Как текущая, так и итоговая оценки проводятся на основе эталонных (критериальных) признаков диагностично поставленной цели и поэтому носят

критериальный характер; соответствующую ориентацию имеет и весь процесс оценки. Затраты усилий на анализ и упорядочение управленческих целей оправдываются тем, что охватывают важнейшие моменты работы администрации, пронизывающие весь управленческий процесс: планирование, контроль и оценку.

Структура и временной регламент технологии оценки

Рис. 1 Общая схема технологии использования методики оценки

управленческого состояния м/о

1. Для полного представления о методике необходимо прочитать весь методический материал.

2. Методика выстроена таким образом, что информация и методы, необходимые для ее обработки, в принципе имеются в распоряжении органов местного самоуправления. Если некоторые ретроспективные данные не доступны в момент проведения анализа, можно начать сбор этой информации (возможно, разработать соответствующие регистры) для будущих расчетов.

Аналитику необходимо определить показатели, которые применимы для конкретного муниципального образования (корректировка определения показателей производится в зависимости от специфики города и его администрации). Для этого он должен проанализировать все приведенные показатели (индикаторы) и после определить, разработка каких из них актуальна. Сделав пометки о тех показателях, которые будут разрабатываться, следует выделить аспекты, которые будут полезны при сборе данных.

Здесь же следует отметить причины, по которым было принято решение не разрабатывать какой-то показатель, в последующие годы это может пригодиться;

3. Большая часть адаптации Методики для отражения специфических условий м/о должна быть осуществлена на этом этапе.

Пользователям персональных компьютеров целесообразно создать электронную базу данных. Тогда разрабатываемые показатели могут быть связаны с перечнем данных, что позволит хранить данные в одном месте, тогда как использоваться они будут при всех необходимых расчетах;

4. Описание каждого показателя дает необходимую информацию для его расчета. При расчете демографических и социально - экономических показателей (показатели индикаторов 5-8) используйте любые доступные фактические или оценочные данные за последние пять лет, а также данные последней переписи населения в целях описания долгосрочной перспективы.

5. Данные расчетов образуют базу аналитических данных. Она может быть использована для составления двух- или трехгодичных прогнозов,

необходимых для обеспечения эффективного бюджетного процесса и выработки различных экономических мер. Кроме того, информация о сложившейся тенденции позволит продемонстрировать населению и специалистам, что администрация информирована о текущем положении города и контролирует его, даже если и существуют некоторые проблемы. База данных может быть использована и в целях, не связанных с Методикой.

6. Для наглядности можно построить диаграммы для значений показателей для периода в 3-5 лет (графическая интерпретация). Здесь можно выделить несколько аспектов:

а) определение текущей тенденции;

б) определение момента ее возникновения;

в) рассмотрение смягчающих обстоятельств, которые могут нейтрализовать неблагоприятные аспекты. Например, проблемы, связанные с ростом расходов на одного жителя, могут быть смягчены пропорциональным ростом доходов на одного жителя;

г) определение причин возникновения данной тенденции.

7. а) Сравнение тенденций развития различных индикаторов и их показателей;

б) сравнение экономических условий в муниципальном образовании с национальными и региональными экономическими тенденциями;

в) принятие решения о направлениях проведения детального анализа.

8-9. Каждая тенденция должна быть рассмотрена по отдельным компонентам, проанализированы ее причины, оценена во взаимосвязи с другими тенденциями.

10. Конечная интерпретация значимости данных остается за специалистами, принимающими решения.

11. После того, как вы определили проблемную область, выделили суть проблемы и ее важность, необходимо разработать курс дальнейших действий, направленных на их решение. Разработка управленческих решений начинается

с определения причин возникновения проблемы. Далее устанавливается связь между пониманием проблемы администрацией и целями города.

Показатели, рекомендуемые для аналитической работы (особое значение имеет выбор системы показателей, поскольку они являются основой для оценки управленческого состояния м/о как внутренними, так и внешними пользователями, такими как органы государственной власти и кредиторы), представлены в таблице № .

Разработанные показатели на данный момент считаются ненормируемыми (см. ссылка), соответственно их значения которых не могут служить для оценки управленческого состояния без сравнения со значениями этих показателей в других м/о (а сейчас такой базы для сравнения нет). Но в то же время, возможно изучение:

1) абсолютных значений показателей;

2) тенденций их изменений.

В процессе изучения абсолютных значений показателей определяется состав ресурсов м/о в расчете на душу населения, источники их формирования, направления их вложения, оценивается результат взаимодействия с органами государственной власти, уровень обеспеченности населения общественными услугами, работа субъекта управления м/о (администрации) и пр.

При этом следует сравнить фактические показатели с плановыми и установить причины их несоответствия.

Анализ тенденций изменения показателей состоит в сравнении показателей с показателями предыдущих периодов (горизонтальный анализ):

простое сравнение показателей и анализ их резких изменений;

анализ изменений в сравнении с изменениями других показателей (особое внимание следует уделять случаям, когда изменение одного показателя по экономической природе не соответствует изменению другого показателя).

Анализ тенденций изменения показателей заключается также в выявлении удельного веса отдельных показателей в общем итоговом показателе и последующем сравнении результата с данными предыдущего периода

(вертикальный анализ) и расчете относительных отклонений показателей за ряд лет от уровня базисного года (трендовый анализ).

При проведении анализа следует учитывать различные факторы, такие как эффективность применяемых методов планирования, использование различных источников информации, достоверность и непротиворечивость информации, статичность используемых коэффициентов.

Таким образом, для оценки управленческого состояния м/о

вышеприведенные показатели следует использовать двояко:

1) Значения различных показателей одного индикатора могут быть различны и могут находиться в широком диапазоне. Таким образом, следует выделить несколько состояний показателей в целях их классификации:

"отлично"- 3;

"хорошо" - 2;

"удовлетворительно"- 1;

"неудовлетворительно" - 0.

Следовательно, теперь любой проанализированный показатель (его фактические значения) может быть оценен по шкале: от "отлично"(3) - до "неудовлетворительно" (0).

2) Анализ тенденций изменения значений показателей позволяет выявлять их ухудшение или улучшение. Таким образом, отмеченная тенденция может быть охарактеризована следующими состояниями:

"улучшение";

"стабильность";

"ухудшение".

В целях получения более объективной оценки управленческого состояния м/о целесообразно сопоставить состояния (их фактических значений) показателей и их динамики (табл. 1).

Таблица 1

Матрица фактического состояния показателей и их динамики

Тенденции Улучшение

значений

Значения устойчивы Ухудшение

значений

Соответствие оценке «отлично»

«хорошо»

«удовлетворительно»

«неудовлетворительно»

3 + 3 = 3 -
2 + 2 = 2 -
1 + 1 = 1 -
0 + 0 = 0 -

Приведенные в таблице 1 возможные состояния могут характеризоваться следующим образом:

состояние «3 +» - абсолютные значения показателя оцениваются как благоприятные. Анализ динамики показателя указывает, что его значения улучшаются. Если показатели находятся в состоянии 3 +, то соответствующему аспекту управленческого положения м/о можно дать оценку "отлично";

состояние «3 =» - абсолютные значения показателя - благоприятны, а анализ динамики показывает их устойчивость. Оценка - "отлично";

состояние «3 -» - абсолютные значения показателя благоприятны, но анализ динамики указывает на их ухудшение. В этом случае управленческое состояние м/о можно определить как "отличное" или "хорошее" (в зависимости от темпов изменения динамики);

состояние «2 +» - абсолютные значения показателя положительны, но не идеальны, наблюдается тенденция к улучшению. В этом случае в зависимости от отклонения от нормы и темпов движения к ней управленческое состояние может быть охарактеризовано как "хорошее" или "отличное";

состояние «2 =» - абсолютные значения показателя устойчиво

положительны, но не идеальны. Оценка аспекта управленческого состояния - "хорошо";

состояние «2 -» - абсолютные значения показателя пока оцениваются экспертом как хорошие, но ухудшаются. В этом случае управленческое

состояние м/о можно определить как "хорошее" или "удовлетворительное" (в зависимости от темпов изменения динамики);

состояние «1 +» - абсолютные значения показателя оцениваются как удовлетворительные. Значения его динамики улучшаются. Управленческое состояние может быть охарактеризовано как "удовлетворительное" или "хорошее";

состояние «1 =» - абсолютные значения показателя стабильно

удовлетворительны. Оценка - "удовлетворительно";

состояние «1 -» - абсолютные значения показателя приближаются к критическим. В этом случае управленческое состояние м/о можно определить как "удовлетворительное" или "неудовлетворительное" (в зависимости от темпов изменения динамики);

состояние «0 +» - улучшение критических значений показателя дает надежду исправления плохого состояния. Оценка - "неудовлетворительно" или "удовлетворительно";

состояние «0 =» - абсолютные значения показателя находятся в стабильно критическом состоянии. Оценка - "неудовлетворительно";

состояние «0 -».

Используя такое сопоставление, можно получить среднюю интегральную оценку индикатора. А также и отдельного критерия, и интегральную оценку управленческого состояния м/о (рис. ). Данные оценки являются индикаторами экспресс - диагностики управленческого состояния м/о, для определения направлений его улучшения и их детализации следует продвигаться в обратном порядке - к выводам, полученным при анализе отдельных показателей.

Впоследствии на основе обобщения достаточного фактического материала для ряда показателей могут быть определены "коридоры" оптимальных значений.

Цель расчетов не в нахождении чисел, а в понимании условий, при которых они будут верными.

Критерии оценки управленческого состояния м/о:

I - финансовые ресурсы (бюджет);

II - общественные потребности (общественные услуги населению);

III - системные характеристики органов управления (администрации).

Значения индикаторов Вес Значения критериев Вес

и их динамика каждого и их динамика каждого

0-3 +=- индикатора 0-3 +=- критерия

Рис. 2. Схема расчета интегральной оценки управленческого состояния м/о

В заключение выделим четыре аспекта оценки, которые требуют особого внимания:

• Выбор показателей, которые будут разрабатываться;

• Корректировка определения показателей в зависимости от специфики города и его администрации;

• Интерпретация значимости показателей;

• Разработка действий по результатам исследования.

Выполнение исследования должно выполняться высококлассным специалистом или курироваться высокопоставленным руководителем.

Сбор данных. Когда решено, какие из показателей будут построены (при помощи табл. 3) и определены данные, требующиеся для их расчета, следующим шагом является сбор данных и идентификация тех их элементов, которые должны быть просуммированы и обобщены. После этого создаются отдельные дубликаты для каждого из этих элементов.

Точная запись сделает легче интерпретацию и объяснение результатов анализа показателя. Последнее также важно в связи с тем, что изменения следующих лет станут согласованными и легко выполнимыми. В противном случае, при осуществлении модернизации могут естественно возникнуть проблемы.

Чтобы наладить контроль в вашей работе, необходимо постоянно сохранять записи тех статей, по которым осуществлялось суммирование вновь поступающих данных для занесения итога в таблицу. Если для анализа планируется использовать компьютерные электронные таблицы, то можно, располагая данными, автоматически формировать показатель, связанный с собранными данными.

Источники получения данных. Большинство необходимой информации можно взять непосредственно из отчетов бухгалтерского годового баланса, стандартных годовых отчетов исследуемого муниципального образования. Для того, чтобы получить более детализированные финансовые данные, можно обратиться к записям в бухгалтерских книгах. Чтобы получить нефинансовые

данные от других отделов можно заранее привлечь их персонал в процесс сбора данных. В то же время при использовании информации, полученной из разных источников, необходимо убедиться, что она основана на непротиворечивой базе. Так, если осуществляется сбор информации о платежах потребителей услуг муниципалитета на основе общего годового отчета, а данные о расходах на производство услуг поступают из отдельных подразделений, необходимо удостовериться в том, что оба источника информации относятся к одной и той же деятельности.

Оформление собранных данных. Терминология, которая используется при разработке показателей, соответствует терминологии, используемой в российских финансовых и др. документах. Показатели должны быть скорректированы в соответствии с принятыми учетными формами местного самоуправления. Таблицы, в которых представлены данные для расчета показателей, не определяются жестким формами, а формируются в соответствии с порядком организации сбора информации.

В первую очередь, еще до начала сбора данных, определитесь, какая информация нужна, и каково ее значение. Можно проконсультироваться с коллегами из других отделов, насколько точно показатели соотносятся с местным законодательством и могут быть полезны при анализе факторов.

Временные рамки. Первоначальный анализ должен основываться на информации, собранной в течение последних 3-5 лет. Он должен покрывать, по крайней мере, один краткосрочный цикл национальной и региональной экономики. Для каждого показателя рекомендуется приводить его графическую интерпретацию для визуального представления тенденции, поскольку это мощный инструмент.

Исследование может быть начато в любое время в течение года, но наилучшим периодом для его начала является время после подготовки годового финансового отчета, когда доступны вся обработанная информация предыдущего года.

Когда начинается сбор данных, используйте в качестве отправной точки прошлый год. Это год, о котором имеется больше всего сведений и поэтому с ним будет легче работать.

При рассмотрении информации более ранних периодов, может оказаться, что методы обработки и хранения данных об отдельных источниках изменились. При учете таких изменений, сначала необходимо решить, оказывают ли они реальное влияние на показатели. При значительном влиянии необходимо выбрать наиболее логичный способ объяснения тех результатов и их включение в рассматриваемый период. Способ объяснения должен наиболее четко отражать текущую ситуацию.

Может возникнуть и другая аналогичная ситуация. Муниципалитет может внести в систему учета информации существенные изменения. В этом случае, необходимо отрегулировать всю систему анализа.

Для построения экономических и демографических показателей используйте имеющуюся в наличии информацию за последние пять лет (по данным местных структур Госкомстата) и информацию последней переписи населения. Это обеспечит долгосрочную перспективу, которая необходима для того, чтобы оценить экономические и демографические изменения. Например, если текущий год - 2003, используйте доступную информацию за 1998-2002 гг., а также данные переписи 2002 г., если это практически возможно.

В ходе анализа нет легких решений проблем, которые возникают в результате особенностей в практике учета каждого м/о. При этом необходимо уделять больше внимания логике и согласованности различных частей анализа.

<< | >>
Источник: Ситенков Алексей Александрович. РАЗРАБОТКА МЕТОДИКИ ОЦЕНКИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ. ДИССЕРТАЦИЯ на соискание ученой степени кандидата экономических наук. Владивосток - 2003. 2003

Еще по теме 2.3 Технология использования системы (методики):

  1. 3.1. Методика трекинга рисков в деятельности органов публичного управления
  2. 3.2. Методика управления рисками органов государственной и муниципальной власти
  3. Методика оценки социально-экономической эффективности развития малого бизнеса в регионе
  4. 3.1 Апробация методики оценки эффективности развития регионального рынка жилья
  5. Ситенков Алексей Александрович. РАЗРАБОТКА МЕТОДИКИ ОЦЕНКИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ. ДИССЕРТАЦИЯ на соискание ученой степени кандидата экономических наук. Владивосток - 2003, 2003
  6. 2.1. Розвиток підходів до формування системи показників оцінки стійкості фінансової системи країни
  7. 3.3. Реформування системи фінансового нагляду в Україні у контексті забезпечення стійкості фінансової системи
  8. Оценка эффективности использования объектов недвижимости
  9. § 2. Правовая квалификация договора на выдачу, использование и обслуживание банковской карты
  10. § 4. Исполнение договора на выдачу, использование и обслуживание банковской карты
  11. § 2. Заключение и оформление договора на выдачу, использование и обслуживание банковской карты
  12. 4.2 Управленческая модель рационального использования ресурсов
  13. § 1. Правовое и иное регулирование отношений по выдаче, использованию и обслуживанию банковских карт
  14. § 1. Основания и порядок изменения и расторжения договора на выдачу, использование и обслуживание банковской карты
  15. § 3. Существенные условия договора на выдачу, использование и обслуживание банковской карты
  16. 3.2 Результаты использования ресурсного подхода к оценке производственного профиля и эффективности функционирования промышленного кластера
  17. 5 АПРОБАЦИЯ МОДЕЛИ УПРАВЛЕНИЯ РАЦИОНАЛЬНЫМ ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ РЕСУРСОВ НА ПРИМЕРЕ РАЗВИТИЯ ИННОКАМ
  18. Глава I. Гражданско-правовая характеристика договора на выдачу, использование и обслуживание банковской карты